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Le 5W+H

Le 5W+H…du 5W+H

La répétition pourrait être involontaire, mais il n’en est rien. Au travers des explications sur nos outils, vous retrouverez régulièrement ce « 5W+H » appliqués pour les décrire. Il nous a paru naturel de débuter par cet outil d’analyse à la fois très simple mais en même temps très pratique.

5W+H
5W+H

En français, le 5W+H se retrouve dans le QQOQCCP. La version « anglaise » est cependant plus pratique et pragmatique, notamment pour l’importance du « Pourquoi » & du « Quoi ».

Why & What : Qu’est-ce que le 5W+H et pourquoi l’utiliser ?

Le 5W+H est un outil d’analyse et de questionnement visant à améliorer les méthodes de travail. La formule correspond au premières lettres des questions clés à se poser pour analyser une méthode.
What <=> Quoi : Qu’elle est son objectif ?
Why <=> Pourquoi : Pourquoi est-elle nécessaire ?
Where <=> Ou doit on l’effectuer ?
When <=> Quant doit t-on l’effectuer ?
Who <=> Qui : Qui devrait le faire ?
How <=> Comment : Comment faire cette méthode de la meilleure manière ?
Cet outil repose sur le concept simple qu’une amélioration d’une activité dépend de la capacité à s’interroger et à répondre à l’ensemble de ces points. Au travers de ces questions, la description de l’activité sera plus détaillée, plus précise, plus fiable et rendra plus facile les idées d’amélioration.

Where : Où doit-il être utilisé ?

Le 5W+H est un outil qui peut être appliqué relativement partout. Dès que l’on a un processus, celui-ci peut être passer au crible par le 5W+H. Un processus dématérialisé dans les services, un processus de production dans l’industrie, en agroalimentaire, sur les processus de gestion… dès qu’il y a un processus, ou à minima s’il n’est pas formalisé, un enchainement d’actions, le 5W+H peut être utilisé pour se poser de bonnes questions sur celles-ci.

When : Quand utiliser le 5W+H ?

L’analyse 5W+H est utile pour permettre la simplification de méthodes ou standards de fonctionnement. Cette analyse permet d’identifier si des étapes peuvent être retravaillées voir totalement éliminées du processus.
Cette analyse peut, ou doit, être faite lorsqu’un flux a été assez détaillée pour décrire finement un processus ou un fonctionnement.

Who : Qui doit réaliser le 5W+H ?

Toute personne peut réaliser un 5W+H. C’est un outil simple ainsi dès lors que des gens sont formés à cet outil, ils ont la capacité de le déployer.
Cependant, le 5W+H permet aussi de se rendre compte de ce qui ne va pas dans les processus. Cet outil est plus puissant dès lors que vous l’utilisez comme outil de gestion du changement. Pour cela les personnes qui travaillent ou animent le processus ou la tache à analyser doivent s’impliquer dans sa réalisation.

Ainsi pour maximiser vos chances d’améliorer votre fonctionnement il faut une équipe avec un facilitateur connaissant bien le 5W+H avec des collaborateurs ayant un rôle et/ou des responsabilités sur le processus qui est analysé. Le facilitateur guidera l’analyse, formera à la méthode et posera des questions avec un œil neuf. Les collaborateurs apporteront leurs expertises sur le processus, leurs expériences et historique sur celui-ci. C’est par ce travail en tandem Méthode + Connaissance que les resultats seront les plus visibles et durables.

How : Comment faire un 5W+H ?

Pour réaliser une analyse 5W+H, il faut tout d’abord diviser le travail en tâches ou phases élémentaires. Le DILO, pour « Day In Life Of », est une bonne illustration de cette décomposition. Nous présenterons cet outil dans une prochaine publication.
Afin de vous permettre de réaliser une telle analyse, la méthode est de lister le plus finement possibles les différentes tâches d’une méthode dans leur ordre chronologique et si possible en estimant la durée de chaque tâche.

Un fois cette première étape faite, il faut alors se poser chaque question du 5W+H pour chacune des tâches.
Le WHY / WHAT sont parfois délicat à exprimer séparément, n’hésiter à répondre au 2 questions en mêmes temps. Pour chaque question du 5W+H, il y des actions simples si vous ne réussi pas à formuler une réponse.

What / Why : Définir clairement la tâche ou pourquoi la faire est difficile ? Celle-ci n’est probablement pas nécessaire et se poser la question de l’éliminer doit se poser.

Where : vous ne savez pas trop ou la tache peut être réaliser ? Elle semble pouvoir être réalisé à plusieurs endroits ? Un lien rend l’action plus facile à réaliser, plus économe et fluide.

When : l’action peut être réalisée à plusieurs moments ? Le bon moment rend le processus plus performant.

How : Vous n’êtes pas certains de la méthode ? Il y en a plusieurs possibles ? Une méthode doit être la plus efficace.


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